Statut 100 – Annexe C : Code de conduite de bonne gouvernance des étudiants et étudiantes

Code de conduite de bonne gouvernance des étudiants et étudiantes

1. Aperçu

1.1 Le Code de conduite de bonne gouvernance des étudiants et étudiantes (ci-après le « Code de conduite ») est un document réglementaire régissant toutes les actions et tous les actes se rapportant aux représentants et représentantes des étudiants et étudiants de l’Union des étudiants de l’Université de l’Alberta (ci-après appelée l’« UASU »).

1.2 Les représentants et représentantes des étudiants et étudiantes sont les membres du Conseil des étudiants et des associations de représentants des étudiants et étudiantes. Ils définissent les rôles et les responsabilités des représentants et représentantes des étudiants et étudiantes en fonction des différents niveaux de gouvernance.

1.3 Le présent Code de conduite existe dans le but de créer, de mettre en vigueur et de protéger des pratiques et des espaces équitables au sein de la gouvernance de l’UASU.

2. Raison d’être

2.1 Le présent Code de conduite sert à guider et à améliorer le rendement des représentants et représentantes des étudiants et étudiantes demanière positive et productive. Il donne des réponses cohérentes aux questions courantes sur la prise de décisions adéquates par les représentants et représentantes des étudiants et étudiantes.

2.2 Le Code de conduite stipule des normes inflexibles de comportement sous la forme d’énoncés de principes, selon les besoins. D’après le Code de conduite, les représentants et représentantes des étudiants et étudiantes ont une obligation de rendre compte à eux-mêmes, au Conseil des étudiants, à n’importe quel groupement les ayant élus, à tous les autres représentants de leur groupement ainsi qu’à tous les membres de l’UASU.

3. Rôles et responsabilités des représentants et représentantes des étudiants et étudiantes

3.1 Conseil des étudiants

a. Défendre les intérêts de votre faculté et de l’ensemble de la population étudiante

b. Assister aux réunions du Conseil aux deux semaines et être prêt à participer aux discussions

c. Se comporter de manière respectable dans les lieux de gouvernance de l’UASU

d. Consulter régulièrement vos électeurs, l’association de votre faculté et d’autres associations de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes selon les besoins au sujet de questions les concernant

e. Se tenir au courant des enjeux concernant vos électeurs

f. Divulguer tout conflit d’intérêts et tout conflit de responsabilités au président ou à la présidente du Conseil des étudiants

g. Maintenir la confidentialité des réunions à huis clos

h. Faire en sorte que les dirigeants et dirigeantes de l’UASU aient l’obligation de rendre compte à la population étudiante

i. Préparer le plan stratégique de l’UASU de concert avec les conseillers et conseillères de même qu’avec les dirigeants et dirigeantes

j. Collaborer avec le Conseil afin de faire en sorte que le Conseil des étudiants soit présent aux événements étudiants et universitaires

k. Se familiariser avec les comités du Conseil des étudiants et avec le travail de ces comités

l. Participer de manière active au Conseil des étudiants et à ses comités permanents

m. Gérer la charge de travail de votre conseil et demander de l’aide au besoin

3.2 Associations de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes

a. Défendre les intérêts de vos électeurs

b. Respecter tous les statuts et toutes les politiques de principes de l’UASU

c. Faire en sorte que les dirigeants et dirigeantes de l’UASU et le Conseil des étudiants aient l’obligation de rendre compte à la population étudiante

d. Se comporter de manière respectable dans les lieux de gouvernance de l’UASU

e. Consulter régulièrement les électeurs au sujet de questions les concernant

f. Assurer la prestation responsable des programmes et des services à vos électeurs

g. Consulter régulièrement les associations de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes de groupements qui se
chevauchent afin de s’entendre sur la manière de défendre ensemble les intérêts des étudiantes et étudiants concernés

h. Faire en sorte que l’association de représentants et représentantes d’étudiants et d’étudiantes et ses représentantes et
représentants élus rendent compte de leurs actions

4. Représentation de l’Union des étudiants de l’Université de l’Alberta (UASU)

4.1 Les représentants et représentantes d’étudiants et d’étudiantes représentent l’UASU dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités, notamment en faisant ce qui suit :

a. rencontrer, manière officielle ou non, le personnel de l’Université, la faculté et les représentants et représentantes des
gouvernements;

b. participer aux réunions ou événements officiels de l’UASU, ou les présider;

c. être au service de n’importe quel comité universitaire ou organe directeur, comme visiteur ou comme membre;

d. être au service de n’importe quel comité de l’UASU qui leur fait part d’information confidentielle;

e. prendre les décisions finales qui relèvent de leur rôle officiel;

f. entrer en interaction avec les membres actifs conformément aux exigences de leur rôle officiel;

g. communiquer avec les médias à titre de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes;

h. participer aux événements de clubs étudiants à titre de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes;

i. assister à un événement social ou professionnel ou à une réunion en raison de leurs fonctions;

j. lorsque leurs actions ou inactions peuvent être raisonnablement perçues comme ayant pour effet de discréditer les membres de l’UASU;

k. lorsque leurs interactions avec les membres de l’UASU se font d’une manière qui pourrait être raisonnablement perçue comme se rapportant à leur rôle officiel; ou

l. tel que déterminé au cas par cas au moyen d’une majorité de deux tiers des voix du Conseil des étudiants.

5. Conflits d’intérêts

5.1 Un représentant ou une représentante des étudiants ou étudiantes a un conflit d’intérêts (en vertu de l’article 18 du statut 100)
lorsqu’il est placé d’une manière qui lui permet d’influencer une décision de l’UASU ou de l’Université susceptible de se traduire par
un avantage réel ou perçu pour le représentant ou la représentante ou pour une personne avec laquelle il est directement associé.

6. Conflits de responsabilités

6.1 Un représentant ou une représentante des étudiants ou étudiantes a un conflit de responsabilités lorsque ses responsabilités entrent en conflit avec les responsabilités qu’il détient auprès d’autres organisations.

6.2 Tous les membres du Conseil des étudiants doivent divulguer tout conflit de responsabilités réel ou perçu au président ou à la présidente du Conseil des étudiants ou au président ou à la présidente de leur comité permanent et des autres organisations en question de manière prompte et de leur propre chef.

6.3 Advenant que le représentant ou la représentante du Conseil des étudiants divulgue un conflit de responsabilités potentiel, le Conseil des étudiants doit décider, au moyen d’une majorité de deux tiers des voix, si le représentant ou la représentante a un conflit de responsabilités assez important pour l’empêcher de prendre part à une discussion ou à une décision.

6.3.1 Les représentants ou les représentantes peuvent, à leur discrétion, se faire membre d’organisations qui les aideront à s’acquitter de leurs principaux rôles et responsabilités, et de jouer un rôle dans ces organisations.

6.3.2 Les représentants et représentantes ne sont pas automatiquement en conflit de responsabilités s’ils font partie du Conseil général des facultés, de groupes étudiants ou d’associations de représentants et représentantes des étudiants ou étudiantes.

6.3.3 Un conflit de responsabilités réel ou perçu peut constituer une mauvaise conduite professionnelle, surtout s’il a pour effet de discréditer l’UASU.

6.4 Dans l’intérêt du bien-être et de la réputation des membres de l’UASU, les représentants et les représentantes doivent déployer tous les efforts nécessaires pour occuper leurs fonctions, à l’intérieur de l’UASU ou à l’extérieur de celle-ci, avec fidélité. Néanmoins, si un représentant ou une représentante occupe plusieurs postes de représentation, les responsabilités de conseillère étudiante ou de conseiller étudiant ont préséance sur les autres responsabilités.

7. Conduite respectueuse

7.1 Norme de comportement

Les représentants et représentantes des étudiants et étudiantes doivent maintenir les normes de comportement les plus élevées lorsqu’il est raisonnablement considéré qu’ils représentent l’UASU. Dans le cadre de leurs rôles et responsabilités, les représentants et représentantes des étudiants et étudiantes doivent :

a. respecter des normes langagières adéquates, notamment en ce qui a trait aux sujets, aux jurons et au respect de toutes les parties, et ne pas s’adonner au commérage nuisible ou dire du mal d’autrui et ainsi de suite;

b. représenter les besoins variés de leurs électeurs;

c. ne pas retarder ou entraver, de manière non raisonnable, les réunions ou fonctions officielles de l’UASU ou de l’Université, en présentant, par exemple, des motions embêtantes; et

d. connaître tous les statuts et toutes les politiques de principes applicables de l’UASU et les respecter;

i. en cas de non-respect des politiques de principes par un représentant ou une représentante des étudiants et étudiantes, la marche à suivre est indiquée à l’article 4 du statut 100; e. se tenir mutuellement responsables des points dont il est question ci-dessus.

7.1.1 Les représentants ou représentantes des étudiants et étudiantes ne doivent pas faire d’actes de discrimination, de harcèlement ou de représailles, tel que défini dans le Code de comportement des étudiants de l’Université.

8. Confidentialité

8.1 Conformément aux normes d’intégrité les plus élevées, les représentants et représentantes des étudiants et étudiants doivent respecter la confidentialité du Conseil des étudiants ou d’une association de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes en :

a. divulguant des degrés d’information adéquats aux moments opportuns;

b. faisant en sorte que l’information délicate de nature juridique, stratégique ou personnelle ne soit pas divulguée en confidence ou par inadvertance;

c. respectant le caractère confidentiel des réunions à huis clos;

d. protégeant l’information qui concerne le bien-être des membres de l’UASU;

e. s’abstenant de discuter des détails de contrats et d’ententes commerciales, notamment en ce qui a trait aux dons ou aux
modalités d’emploi;

f. protégeant les détails des décisions, des processus, des enquêtes ou des modifications de politiques qui ne sont pas encore
finalisés ou qui n’ont toujours pas été divulgués;

g. n’utilisant pas d’information confidentielle de manières susceptibles de se traduire par un intérêt ou un avantage personnel; et

h. se débarrassant de l’information confidentielle de manière convenable.

8.1.1 Le Conseil des étudiants est l’organisme de gouvernance le plus haut placé de l’Union des étudiants. Il doit agir dans le meilleur intérêt de l’ensemble de l’organisation et des membres de l’UASU. Par conséquent, si un représentant ou une représentante des étudiants et étudiantes occupe un poste de conseiller étudiant ou un poste exécutif auprès d’une SRA, les exigences en matière de confidentialité du conseiller étudiant passent en premier.

8.1.2 Les questions complexes de confidentialité, comme celles ayant trait à la sécurité personnelle ou à un conflit de responsabilités, devraient
faire l’objet de discussions avec le président ou la présidente du Conseil des étudiants ou avec le président ou la présidente du Comité du
groupe d’étudiants, comme il convient.

8.1.3 Une violation de confidentialité réelle ou perçue peut constituer une mauvaise conduite professionnelle si elle a pour effet de discréditer
l’UASU ou s’il est possible de prouver que cette violation était intentionnelle.

9. Conformité

9.1 Principes généraux
9.1.1 Les représentants et représentantes d’étudiants et étudiantes accusés en vertu du Code de conduite détiennent des droits qui sont
protégés par la justice naturelle, ce qui comprend, mais sans s’y restreindre :
a. le droit d’être présumé innocent;
b. le droit de préparer une défense pleine et juste;
c. le droit de connaître tous les détails de l’accusation;
d. le droit de connaître l’identité de la personne qui l’accuse si la plainte nécessite la prise d’autres mesures en vertu de l’alinéa 9.2.1;
e. le droit à une enquête complète, adéquate et juste; et
f. le droit à une sanction proportionnée. Les personnes qui formulent une plainte en vertu du Code de conduite détiennent des droits
qui sont protégés par la justice naturelle, ce qui comprend, mais sans s’y restreindre :

a. le droit de connaître le résultat de leur plainte et les raisons à la base de ce résultat;
b. le droit à une enquête impartiale au sujet de leur plainte;
c. le droit à la vie privée, sauf en cas de besoin en vue de l’impartialité du processus;
d. le droit de faire appel des décisions en vertu des mécanismes énoncés dans le présent Code de conduite et
dans les statuts de l’UASU; et
e. le droit de ne pas faire l’objet de représailles, comme, par exemple, de faire l’objet de plaintes exagérées ou sans
fondement.
9.2 Processus de plainte

9.2.1 Le représentant ou la représentante des étudiants et étudiantes qui désire soulever une violation présumée du Code de conduite doit
faire ce qui suit :
9.2.1 (1) remplir le formulaire de plainte (Complaint Procedure Form) de l’UASU (annexe I) et remettre le formulaire dûment rempli au
président ou à la présidente du Conseil des étudiants.

a. Les plaintes concernant le président ou la présidente du Conseil des étudiants doivent être déposées auprès du président
ou de la présidente du Comité d’administration du Conseil, comme indiqué ci-dessous.
9.2.1 (2) Sur réception du formulaire, le président ou la présidente du Conseil des étudiants évaluera si la plainte mérite d’être poussée plus
loin. Toute accusation frivole, vexatoire, banale ou vindicative risque de ne pas être poussée plus loin, à la discrétion du président ou de la
présidente du Conseil des étudiants.
Les plaintes qu’il est impossible de prouver ne constituent pas des accusations frivoles.

9.2.1 (3) La décision du président ou de la présidente du Conseil des étudiants peut faire l’objet d’un appel au Conseil des étudiants dans les dix
(10) jours ouvrables suivant la décision.

a. En cas d’appel, la personne qui a porté plainte doit répondre par courrier électronique au président ou à la présidente du
Conseil des étudiants demandant l’appel.
b. Ensuite, le président ou la présidente du Conseil des étudiants envoie la plainte du Comité d’administration du Conseil afin
qu’elle soit ajoutée à l’ordre du jour du Conseil des étudiants à des fins d’examen.
9.2.1 (4) Le président ou la présidente du Conseil d’administration acheminera la plainte au Comité du groupe d’étudiants si la plainte ne
concerne qu’une association de représentants et représentantes des étudiants et étudiantes.

a. Il est recommandé que le Comité du groupe d’étudiants réfère la situation au spécialiste d’une SRA ou à un membre du
personnel des Services aux groupes d’étudiants afin qu’il puisse lancer un processus de résolution informelle (article 10).
b. Lorsqu’il n’est pas possible d’aboutir à une résolution informelle, l’affaire doit être retournée au Comité du groupe d’étudiants
afin qu’un processus de résolution formelle (article 11) soit entrepris ou qu’une solution de rechange soit trouvée.
9.2.1 (5) Le président ou la présidente du Conseil des étudiants, ou encore, le président ou la présidente du Comité d’administration du
Conseil achemine la plainte au Conseil des étudiants si celle-ci concerne une conseillère ou un conseiller étudiant ou le président ou la
présidente du Conseil des étudiants, respectivement.
9.2.1 (6) Si la plainte n’a pas besoin d’être poussée plus loin, le président ou la présidente du Conseil des étudiants avisera toutes les parties
concernées en conséquence et mettra en œuvre un processus de résolution informelle (article 10). Ce processus sera arbitré par le président
ou la présidente du Conseil des étudiants ou par un membre du personnel délégué.
9.2.1 (7) S’il n’est pas possible d’aboutir à une résolution informelle à la satisfaction de toutes les parties, le président ou la présidente du
Conseil des étudiants prendra la situation en charge, comme suit :

a. si la partie qui est accusée de violation est une conseillère étudiante ou un conseiller étudiant, le président ou la présidente du Conseil
des étudiants acheminera l’affaire au Conseil des étudiants. Après discussion par le Conseil des étudiants, ce dernier devra déterminer
des mesures à prendre qui cadrent avec l’article 11 (11.1);
b. si la partie accusée de la violation est un dirigeant ou une dirigeante de l’UASU, le processus doit alors être conforme à l’article 5 du
statut 100;
c. si la partie accusée de la violation est un membre d’une association de représentants et représentantes d’étudiants et étudiantes,
l’affaire sera soumise au Comité du groupe d’étudiants et le processus devra être conforme aux articles 6 et 8 ainsi qu’à l’article 11
(11.2) du statut 5100.