Statut 100 – Annexe B: Comités de supervision, comités ad hoc et comités fonctionnels
Annexe régissant les comités de supervision, les comités ad hoc et les comités fonctionnels.
1. Definitions
- Dans la présente annexe :
a. « Comités de supervision » désigne :
i. des comités dont le mandat est général et concerne divers aspects de l’Union des étudiants; ou ii. des comités qui offrent des recommandations au sujet des politiques internes et externes de l’Union des étudiants, et qui fournissent de l’orientation, de la supervision et d’autres informations à l'organisation d’un sujet général; et
iii. une structure de membres votants ouverte; et
iv. une structure renouvelable; et
v. un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
vi. des comités créés, approuvés ou officialisés au moyen d’une (1) simple majorité des voix du Conseil des
étudiants; et
vii. une possibilité d’élimination au moyen de deux (2) simples majorités des voix du Conseil des étudiants à
pas moins de sept (7) jours d’intervalle.
b. « Comités ad hoc » désigne :
i. des comités dont le mandat est restreint à un sujet, une initiative, une enquête, un projet particulier; ou
ii. des comités de courte durée; et
iii. des comités qui peuvent aussi porter le nom de « groupes de travail »; et iv. une structure de membres votants ouverte; et
v. des comités qui prennent fin à un moment désigné, celui-ci ne devant pas dépasser un (1) an; et
vi. un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
vii. des comités créés, approuvés, officialisés, dissous ou reconduits au moyen d’une (1) simple majorité des voix
du Conseil des étudiants ou du Comité exécutif.
c. « Comités fonctionnels » désigne :
i. des comités dont le mandat consiste à s’occuper d’une fonction particulière de l’Union des étudiants; et
ii. une structure de membres votants ouverte; et
iii. une structure renouvelable; et
iv. un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
v. des comités créés, approuvés, officialisés ou dissous au moyen d’une (1) simple majorité des voix du
Conseil des étudiants ou du Comité exécutif.
d. « Structure de membres votants fermée » signifie que les membres ayant droit de vote du comité en question ne
comprennent que les membres élus du Conseil des étudiants ou leurs représentants et représentantes.
e. « Structure de membres votants ouverte » signifie que les membres ayant droit de vote du comité en question
peuvent comprendre des membres élus du Conseil des étudiants, des membres non élus de l’Union des étudiants, ou
les deux.
f. « Membres élus du Conseil des étudiants » désigne :
i. le président ou la présidente de l’Union des étudiants;
ii. un vice-président ou une vice-présidente de l’Union des étudiants;
iii. le représentant ou la représentante du Conseil des gouverneurs du 1er cycle; iv. les conseillers ou conseillères
des étudiants ou étudiantes.
g. « Membre de l’Union des étudiants » désigne tout étudiant ou toute étudiante de 1er cycle inscrit à une faculté, et
ayant versé ses cotisations à l’Union des étudiants.
h. « Conseil des étudiants » désigne le Conseil de l’Union des étudiants de l’Université de l’Alberta, constitué en vertu
de la loi de la province de l’Alberta.
i. « Union des étudiants » désigne l’Union des étudiants de l’Université de l’Alberta, constituée en société en vertu de la
loi de la province de l’Alberta. j. « Comité exécutif » désigne le comité dont il est question au statut 1100.
2. Gouvernance
1. L’annexe B du statut 100 doit :
a. décrire la structure, la fonction et le mandat des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités
fonctionnels;
b. être modifié au moyen d’une (1) simple majorité des voix du Conseil des étudiants;
c. être modifié au moyen d’une (1) simple majorité des voix du Comité exécutif, lorsqu’explicitement indiqué;
d. être assujetti au règlement du statut 100;
e. en cas de désaccord entre la présente annexe et n’importe quel statut de l’Union des étudiants, les statuts ont
préséance.
3. Structure des comités
1. Les « comités de supervision » doivent :
a. être des comités dont le mandat est général et concerne divers aspects de l’Union des étudiants; ou
b. être des comités qui offrent des recommandations au sujet des politiques internes et externes de l’Union des
étudiants, et qui fournissent de l’orientation, de la supervision et d’autres informations à l’organisation d’un sujet
général; et
c. avoir une structure de membres votants libres; et
d. avoir une structure renouvelable; et
e. avoir un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
f. être créés, approuvés ou officialisés au moyen d’une (1) simple majorité des voix du Conseil des étudiants; et
g. être éliminés au moyen de deux (2) simples majorités des voix du Conseil des étudiants à pas moins de sept (7) jours
d’intervalle.
2. Les « comités ad hoc » doivent :
a. être des comités dont le mandat est restreint à un sujet, une initiative, une enquête ou un projet particulier; ou
b. être des comités de courte durée; et
c. des comités qui peuvent aussi porter le nom de « groupes de travail »; et
d. avoir une structure de membres votants ouverte; et
e. prendre fin à un moment désigné, celui-ci ne devant pas dépasser un (1) an; et
f. avoir un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
g. des comités créés, approuvés, officialisés, dissous ou reconduits au moyen d’une (1) simple majorité des voix du
Conseil des étudiants ou du Comité exécutif.
3. Les « comités fonctionnels » doivent :
a. être des comités dont le mandat consiste à s’occuper d’une fonction particulière de l’Union des étudiants,
b. avoir une structure de membres votants ouverte; et
c. avoir une structure renouvelable; et
d. avoir un mandat, une fonction, une gouvernance et une réglementation conformes à la présente annexe; et
e. être créés, approuvés, officialisés ou dissous au moyen d’une simple majorité des voix du Conseil des étudiants ou du
Comité exécutif.
4. La structure des membres votants des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels doit être
ouverte.
5. Nonobstant toute disposition de la présente annexe ou du statut 100, les comités de supervision, les comités ad hoc et les
comités fonctionnels peuvent nommer des membres sans droit de vote à leurs propres comités en adoptant un règlement à
cette fin dans le cadre de leurs ordonnances permanentes.
6. Les membres qui n’ont pas droit de vote des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels :
a. n’ont pas le droit de proposer et d’appuyer des motions de comités de supervision, de comités ad hoc ou de comités
fonctionnels, ou d’exprimer un vote à ce sujet;
b. n’ont pas le droit de présider des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels; et
c. ne peuvent pas être pris en compte dans le calcul du quorum des comités de supervision, des comités ad hoc et des
comités fonctionnels.
4. Composition des comités de supervision
1. Comité de la réconciliation et des relations autochtones
a. Ce comité compte onze (11) membres permanents, comme suit :
i. trois (3) membres du Conseil des étudiants;
ii. deux (2) membres du Comité exécutif;
iii. deux (2) membres de l’Union des étudiants autochtones, nommés par l’Union des étudiants autochtones et
ratifiés par le Conseil des étudiants;
iv. trois (3) membres-étudiants autochtones, ratifiés par le Conseil des étudiants;
v. une ou un (1) aîné, choisi par le Comité en tant que membre sans droit de vote.
vi. Tous les membres ayant droit de vote du Conseil des étudiants doivent être des membres votants du Comité
de la réconciliation et des relations autochtones :
a. ces conseillers et conseillères doivent donner au président ou à la présidente du Comité de la
réconciliation et des relations autochtones un avis d’au moins quarante-huit (48) heures pour signifier leur
présence à titre de membre ayant droit de vote. vii. Le nombre de membres ayant droit de vote du Comité de la réconciliation et des relations autochtones doit correspondre, tout au plus, à la somme du nombre de membres ayant droit de vote du Conseil des étudiants en plus d’un étudiant ou d’une étudiante de 1er cycle autoidentifié en tant qu’Autochtone et inscrit à l’Université de l’Alberta, pourvu que :
a. ces étudiants ou étudiantes donnent au président ou à la présidente du Comité de la réconciliation et des relations autochtones un avis d’au moins quarante-huit (48) heures pour signifier leur présence à titre de membres ayant droit de vote;
b. ces étudiants ou étudiantes fournissent une preuve d’autoidentification en tant qu’Autochtone à l’Université de l’Alberta; et
c. ces étudiants ou étudiantes ne comprendraient pas des membres autochtones autoidentifiés du Conseil des étudiants.
b. Advenant qu’un plus grand nombre que la somme des membres du Conseil des étudiants en plus d’une étudiante ou
d’un étudiant de 1er cycle autoidentifié en tant qu’Autochtone signifie sa présence, la sélection se fera alors en
fonction du principe « premier rendu, premier servi ».
c. Aux fins de ce comité, « les étudiantes et les étudiants autoidentifiés en tant qu’Autochtones » sont des étudiants et
des étudiantes inscrits comme tels à l’Université de l’Alberta ou des étudiants et étudiantes qui s’identifient en tant
qu’Indiens, Inuits ou Métis en vertu de l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982.
5. Composition des comités ad hoc
6. Composition des comités fonctionnels
7. Présidence des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels
1. Chaque comité de supervision, comité ad hoc et comité fonctionnel doit être présidé par un membre du comité en question
et élu par les membres ayant droit de vote de ce comité, comme suit :
a. le scrutin doit se faire par scrutin préférentiel, ce qui signifie que chaque personne ayant droit de vote doit classer ses
choix pour chacun des postes à l’aide des nombres naturels, un (1) représentant son premier choix, et les nombres
croissants représentant ses choix moins désirables;
b. un candidat ou une candidate doit être le premier choix d’une majorité des votes pour être élu;
c. les personnes ayant droit de vote peuvent voter pour aussi peu que zéro (0) candidat pour un poste ou même voter
pour tous les candidats à la fois si elles le désirent;
d. une section de bulletin de vote est considérée comme nulle dans les cas suivants :
i. la personne qui vote a écrit le même nombre pour plus d’une ou d’un (1) candidat, ou
ii. la personne qui vote n’a accordé le nombre un (1) à aucun des candidats ou candidates, ou iii. la personne qui vote a indiqué plus d’un (1) nombre au même candidat ou à la même candidate; ou iv. la personne qui vote n’a pas utilisé de nombres consécutifs;
e. advenant qu’aucun candidat ou aucune candidate ne reçoive une majorité des voix en première place lors d’un tour de scrutin, le candidat ou la candidate comptant le moins grand nombre de votes en première place doit être éliminé;
f. lorsqu’une personne ayant droit de vote attribue un nombre à une candidate ou un candidat éliminé, la candidate ou
le candidat qui a le prochain nombre le plus élevé après le nombre attribué à la candidate ou au candidat éliminé prend la place de la candidate ou du candidat éliminé, et ainsi de suite, de sorte que tous les candidats indiqués par la personne qui a voté comme étant moins désirables que la candidate ou le candidat éliminé sont considérés comme ayant un (1) échelon désirable de plus qu’originalement indiqué;
g. lorsque les candidates et candidats qui restent reçoivent un nombre égal de votes en première place, ou lorsque la
candidate ou le candidat qui reste avec le moins grand nombre de votes en première place est à égalité avec une
autre candidate ou un autre candidat qui reste, la candidate ou le candidat qui a reçu le moins grand nombre de
votes en première place au premier tour de scrutin pour lequel il existait un résultat différentiel doit être éliminé;
h. lorsque les candidates et candidats qui restent reçoivent un nombre égal de votes en première place, ou lorsque la
candidate ou le candidat qui reste avec le moins grand nombre de votes en première place est à égalité avec une
autre candidate ou un autre candidat qui reste, et lorsque cette égalité existe à chaque tour de scrutin, la candidate
ou le candidat à éliminer doit être choisi parmi les candidats qui ont reçu le moins grand nombre de votes en
première place par une méthode aléatoire ou quasi aléatoire choisie par le président ou la présidente du Conseil des étudiants;
i. ce processus doit se poursuivre pour chacun des postes jusqu’à ce qu’une candidate ou un candidat reçoive une
majorité des voix en première place pour le poste visé, après quoi la candidate ou le candidat est déclaré vainqueur;
j. lorsque la mention « Aucune des personnes ci-dessus » reçoit le plus grand nombre de votes, aucun candidat ou
candidate n’est alors déclaré vainqueur.
8. Quorum des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels
1. Pour tous les comités définis en vertu de la présente annexe, le quorum doit correspondre à 50% des membres permanents
ayant droit de vote, plus un.
9. Fonctionnement des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels
1. Les comités de supervision, les comités ad hoc et les comités opérationnels doivent dresser un calendrier de réunions trimestrielles à l’avance, les trimestres s’établissant comme suit :
a. de mai à août; et
b. de septembre à décembre; et
c. de janvier à avril.
2. Les réunions d’un comité de supervision, d’un comité ad hoc ou d’un comité fonctionnel ne peuvent aller de l’avant que si :
a. chaque membre pris en compte dans le calcul du quorum du comité de supervision, du comité ad hoc ou du comité
fonctionnel a reçu un avis de convocation à la réunion au moins soixante-douze (72) heures à l’avance; ou
b. chaque membre pris en compte dans le calcul du quorum du comité de supervision, du comité ad hoc ou du comité
fonctionnel consent à la tenue de la réunion.
3. Les comités de supervision, les comités ad hoc et les comités fonctionnels peuvent adopter des ordonnances permanentes qui
n’entrent pas en conflit avec la législation.
4. Le président ou la présidente du Conseil des étudiants et, par son intermédiaire, les présidents ou présidentes de comités de
supervision, de comités ad hoc ou de comités fonctionnels doivent disposer de suffisamment de soutien administratif pour assurer
le bon fonctionnement des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels, notamment en ce qui a trait à
ce qui suit, mais sans s’y restreindre :
a. la création et la publication des ordres du jour des réunions de comités;
b. la création et la publication des procès-verbaux des réunions de comités;
c. la réservation des salles de réunion;
d. les photocopies ou copies des documents requis; et
e. l’accès aux archives de l’Union des étudiants.
5. Tout membre permanent d’un comité de supervision, d’un comité ad hoc ou d’un comité fonctionnel qui est élu membre du Conseil des étudiants peut désigner n’importe quel membre du Conseil des étudiants comme conseillère ou conseiller désigné en tant que mandataire pour n’importe quelle partie du mandat du conseiller ou de la conseillère, pourvu que le mandataire satisfasse à toutes les exigences d’admissibilité pour faire partie du comité de supervision, du comité ad hoc ou du comité fonctionnel en question.
6. Les membres ayant droit de vote peuvent avoir la permission de participer aux réunions de comités de supervision, de comités ad hoc ou de comités opérationnels par téléconférence ou vidéoconférence, à la discrétion du président ou de la présidente du comité, sauf lorsque les réunions du comité se font à huis clos. Les portions à huis clos d’une réunion de comité de supervision, de comité ad hoc ou de comité fonctionnel doivent se faire en personne.
10. Rapports écrits
1. Les présidents ou les présidentes de comités de supervision, de comités ad hoc ou de comités fonctionnels doivent rédiger
et remettre des rapports écrits au Conseil des étudiants dans lesquels ils décrivent les activités de leur comité, et ce, tel que
demandé par le Conseil des étudiants ou le Comité exécutif.
2. Les présidents ou les présidentes de comités de supervision, de comités ad hoc ou de comités fonctionnels peuvent rédiger
et remettre des rapports écrits au Conseil des étudiants en tout temps.
11. Mandats des comités de supervision
1. Le Comité de la réconciliation et des relations autochtones doit :
a. travailler en collaboration avec le Conseil des étudiants en matière de mise en œuvre des appels à l’action de la
Commission de vérité et réconciliation, dans le contexte de l’Union des étudiants;
b. assurer la tenue de discussions adéquates, selon les critères définis par ce comité, par l’Union des étudiants afin de
déterminer les priorités des étudiants et étudiantes autochtones;
c. rédiger un rapport annuel à l’intention du Conseil des étudiants détaillant les priorités des étudiants et étudiantes
autochtones;
d. élaborer des stratégies en vue de la mise en œuvre respectueuse des connaissances et des enseignements
autochtones;
e. favoriser la collaboration entre l’Union des étudiants et les étudiants et étudiantes autochtones;
f. créer des lieux de discussion entre l’Union des étudiants et les étudiants et étudiantes autochtones;
g. publish and widely disseminate a report on the representation of and collaboration with Aboriginal students, as well
as all relevant advocacy work, done by the Students’ Union;
h. demander des rapports au Comité exécutif de l’Union des étudiants au sujet de la défense et de la promotion des
étudiants et étudiantes autochtones et avec ceux-ci;
i. recommander aux représentants et représentantes du Conseil des étudiants de faire partie de comités, tant internes
qu’externes, principalement axés sur les étudiants et étudiantes autochtones;
j. veiller à ce que la formation en sensibilisation aux réalités culturelles soit fournie au Conseil des étudiants en
collaboration avec le Bureau Discover Governance;
k. proposer des modifications au Conseil des étudiants visant à reconnaître les territoires traditionnels;
l. avoir la possibilité de recommander des modifications aux politiques de principes de l’Union des étudiants.
12. Mandats des comités ad hoc
13. Mandats des comités fonctionnels
14. Relations avec le Conseil des étudiants et les comités législatifs
1. Les comités de supervision, les comités ad hoc et les comités fonctionnels ont l’autorité de faire des recommandations au
Conseil des étudiants sur des sujets se rapportant à leur mandat dont il n’est pas explicitement question dans la présente
annexe. Si le sujet relève de la fonction législative et désignée d’un comité législatif, les comités de supervision, les comités
ad hoc ou les comités fonctionnels en question doivent alors faire leur recommandation au comité législatif.
2. Le Conseil des étudiants a l’autorité d’exiger des recommandations aux comités de supervision, aux comités ad hoc et aux comités fonctionnels sur des sujets se rapportant à leur mandat dont il n’est pas explicitement question dans la présente annexe.
15. Règlement sur les présences des comités de supervision, des comités ad hoc et des comités fonctionnels
1. Les comités de supervision, les comités ad hoc et les comités fonctionnels ont l’autorité de mettre en œuvre le règlement sur les
présences, comme énoncé à l’article 22 du statut 100, à la discrétion des comités, dans le cadre de leurs ordonnances
permanentes.
2. Le règlement sur les présences ainsi en vigueur ne doit pas être plus strict que celui énoncé à l’article 22 du statut 100.